Mitgliederverwaltung in einer Anbauvereinigung: Schritt für Schritt

Eine saubere Mitgliederverwaltung ist die Grundlage jeder Anbauvereinigung und jedes Cannabis Social Clubs: Von ihr hängen die Einhaltung der Satzung, die Kontrolle der Abgabemengen und letztlich die rechtliche Sicherheit des Vereins ab. Dieser Leitfaden geht den Prozess Schritt für Schritt durch, von der Aufnahme bis zum Alltag an der Ausgabe.

1. Aufnahme neuer Mitglieder

Bevor jemand als Mitglied aufgenommen wird, sollte der Verein mindestens erfassen:

• Identitätsdaten: vollständiger Name, Ausweisdokument und Geburtsdatum, um die Volljährigkeit zu prüfen.
• Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt in Deutschland, wie es das Konsumcannabisgesetz (KCanG) für die Mitgliedschaft verlangt.
• Unterschriebenen Aufnahmeantrag mit der Erklärung, dass das Mitglied die Satzung kennt und anerkennt.
• Bestätigung, dass keine Mitgliedschaft in einer anderen Anbauvereinigung besteht, da das Gesetz nur eine zulässt.

Je weniger manuelle Schritte dieser Prozess hat, desto weniger Fehler und desto weniger Verwaltungsaufwand. Ein Verwaltungssystem macht aus der Aufnahme ein einziges digitales Formular, mit der Historie des Mitglieds ab dem ersten Tag.

2. Ein Profil pro Mitglied

Das Profil eines Mitglieds sollte alles bündeln, was der Verein wissen muss, ohne eine zweite Akte zu öffnen:

• Mitgliedsstatus (aktiv, ruhend, ausgetreten), einschließlich der gesetzlichen Mindestmitgliedschaft von drei Monaten.
• Beitragsstatus und Zahlungshistorie.
• Abgabegrenzen und wie viel davon im laufenden Zeitraum bereits genutzt wurde.
• Vermerke des Personals, wenn relevant.

Wenn diese Informationen gleichzeitig in einer Tabelle, einem Heft und im Gedächtnis einer Person liegen, wird jede Frage an der Ausgabe zu einer Suche. Ein Profil, ein Ort zum Nachschauen.

3. Zugang und Identifikation im Alltag

Bei jedem Besuch sollten zwei Dinge bestätigt werden: Die Person ist registriertes Mitglied, und die Mitgliedschaft ist in Ordnung. Ein Mitgliedsausweis oder ein QR-Code, der mit dem Profil verknüpft ist, macht daraus wenige Sekunden statt einer Suche in einer Liste und hinterlässt einen Nachweis, wer wann da war.

4. Abgabemengen dokumentieren

Das KCanG begrenzt die Abgabe pro Mitglied auf 25 Gramm pro Tag und 50 Gramm pro Monat, bei Mitgliedern unter 21 Jahren auf 30 Gramm pro Monat mit begrenztem THC-Gehalt. Jede Abgabe auf dem Profil des Mitglieds zu erfassen ist das, was diese Grenzen wirksam macht: Das Personal sieht die verbleibende Menge auf einen Blick, und der Verein kann gegenüber der Behörde nachweisen, dass die Grenzen eingehalten wurden.

5. Austritt und Sperrung

Mitglieder treten aus, werden gesperrt oder zahlen nicht mehr. Vermerken Sie die Änderung im Profil, statt es zu löschen: Die Historie wird oft später gebraucht, und Datenschutzregeln verlangen eine definierte Aufbewahrungsfrist, bevor personenbezogene Daten gelöscht werden.

Was ein Verwaltungssystem ändert

Jeder Schritt oben lässt sich auf Papier erledigen. Was Software hinzufügt: Derselbe Datensatz speist alle Schritte. Der Aufnahmeantrag erzeugt das Profil, das Profil steuert den Zugang, der Zugang dokumentiert die Abgabe, und die gesamte Spur ist vorhanden, wenn der Vorstand oder die Behörde danach fragt. Das ist der Unterschied zwischen Mitgliederverwaltung und einer bloßen Liste.