Mitgliedsbeiträge und Abgabemengen: fehlerfrei im Griff behalten

Beiträge und Abgabemengen sind zwei getrennte Aufzeichnungen, die in der Praxis fast immer vermischt werden: dieselbe Tabelle, dasselbe Heft, dieselbe Person, die sich zu erinnern versucht, wer bezahlt hat und wie viel jedes Mitglied bereits erhalten hat. Beide Kontrollen sauber zu trennen, ohne aus den Augen zu verlieren, dass sie zusammenhängen, verhindert die häufigsten Fehler.

Beiträge: was zu erfassen ist

• Turnus: monatlich, vierteljährlich oder jährlich, wie es die Satzung der Anbauvereinigung vorsieht.
• Zahlungsstatus pro Mitglied: aktuell, ausstehend oder wegen Nichtzahlung beendet.
• Zahlungshistorie, nicht nur der aktuelle Status, damit sich jede Rückfrage klären lässt.
• Erinnerungen vor Fälligkeit, damit Mitgliedschaften nicht nur aus Vergesslichkeit enden.

Der häufigste Fehler hier: Es gibt keinen einzigen Ort, an dem sich der Zahlungsstatus eines Mitglieds nachschauen lässt. Liegt diese Information verteilt zwischen einem Kassenbuch und dem Gedächtnis der Person, die zuletzt Dienst hatte, wird jede Frage zu einer Suche.

Abgabemengen: was zu erfassen ist

• Die gesetzliche Grenze: nach dem KCanG höchstens 25 Gramm pro Tag und 50 Gramm pro Monat je Mitglied, bei Mitgliedern unter 21 Jahren 30 Gramm pro Monat mit höchstens 10 Prozent THC.
• Was im laufenden Zeitraum bereits abgegeben wurde, mit jeder Abgabe aktualisiert.
• Die verbleibende Menge, für das Personal im Moment der Abgabe sichtbar.

Eine Grenze, die erst am Monatsende geprüft wird, ist keine Grenze. Sie muss an der Ausgabe sichtbar sein, in dem Moment, in dem entschieden wird.

Wo sich beides berührt

Ein Mitglied mit beendeter Beitragszahlung sollte in der Regel keine Abgabe erhalten, und ein Mitglied, das seine Grenze erreicht hat, unabhängig vom Beitragsstatus ebenfalls nicht. Beide Prüfungen müssen am selben Ort, im selben Moment und aus demselben Profil erfolgen. Deshalb sollten die beiden Aufzeichnungen in der Struktur getrennt, in der Nutzung aber verknüpft sein.

Typische Fehler

• Einen Beitrag als bezahlt markieren, ohne festzuhalten, wann und wie.
• Abgabezähler zu Beginn jedes Zeitraums von Hand zurücksetzen.
• Grenzen in der Satzung führen, aber nirgends, wo das Personal sie tatsächlich sieht.

Was Software hinzufügt

Ein Verwaltungssystem verknüpft jede Abgabe mit einem Mitglied und einem Zeitraum, setzt die Zähler automatisch zurück und zeigt Beitragsstatus und verbleibende Menge an der Ausgabe nebeneinander an. Aus den Regeln der Satzung und des Gesetzes werden Prüfungen, die jedes Mal stattfinden, statt Erinnerungen, die davon abhängen, wer gerade Dienst hat.